Die besten Restaurants finden

Events veranstalten sich nicht aus dem Nichts. Zumindest braucht es eine außergewöhnliche Idee, um in Erinnerung zu bleiben. Wer sich allerdings gänzlich nur auf die geniale Eingebung verlässt, der dürfte möglicherweise mit seinem Event einen Flop einfahren. Selbst wenn wir aus Fehlern lernen, einige lassen sich von Beginn an vermeiden, ganz alleine durch eine gute Vorbereitung. Welche Aspekte unbedingt bei der Planung beachtet werden müssen, und wie selbst bei einem großen Event niemals der Überblick verloren geht, dazu mehr im nachfolgenden Beitrag.

Event planen: was und für wen?

Zunächst stellt sich die Frage, wer mit dem Event wodurch angesprochen werden soll. Einige sprechen hierbei vom sogenannten Event-Design, wir können es aber auch Spirit oder Feeling nennen. Wie generell beim Marketing, sollten wir uns auf wenige Kernbotschaften konzentrieren, die wir mit der Veranstaltung transportieren wollen. Unter diesem Emblem lassen sich dann die einzelnen Teilaspekte gut zuordnen, ohne dabei „den roten Faden“ zu verlieren. Bleibt das Event-Design immer im Mittelpunkt, ergibt sich für den Eventbesucher eine runde Veranstaltung.

Events veranstalten: was und für wen?

Ganz entscheidend ist, wer überhaupt mit dem Event erreicht werden soll. Es ist wichtig, dass wir durch unser Thema ganz konkret die Bedürfnisse und Erwartungen der entsprechenden Zielgruppe ansprechen. Die Zielgruppe wird bereits die Art des Events sehr konkretisieren, sodass Überlegungen hinsichtlich der passenden Location gestartet werden können. Bezüglich dieser Location sollte die Parksituation, Toiletten und Garderobe bei den Überlegungen berücksichtigt werden. Ebenso, ob Technik am Veranstaltungsort bereits vorhanden ist, welche gastronomischen Voraussetzungen gegeben sind, und was noch hinzu organisiert werden muss. Aber auch das Image des Veranstaltungsortes ist von Belang.

Aufgaben festlegen und im Team verteilen

Nachdem die Art und das Thema der Veranstaltung stehen, sollte das Event passend terminiert werden. Spätestens ab dann häufen sich die Aufgaben und helfende Hände sind willkommen. Ob nun professionell oder als Privatveranstalter, alleine ist man häufig auf weiter Flur. Sinnvoll ist eine Auflistung aller zu erledigen Aufgaben in Form einer Checkliste. Die einzelnen Posten können dem jeweiligen Teammitglied zugeordnet und von ihm abgearbeitet werden. Überlegt werden sollte ebenso, ob möglicherweise externe Arbeitskräfte für das Event organisiert werden müssen. Um die Kosten im Blick zu behalten, sollte ein Budget festgelegt werden. Bei der Kalkulation der Veranstaltung sind die Brutto-Netto-Preise zu beachten. Die Ausgaben und die Einnahmen halten wir bestenfalls tabellarisch fest. Angebote sollten stets schriftlich eingeholt werden.

Startklar? Läute die Glocken für das Event!

Jetzt heißt es, die Veranstaltung zu promoten, beispielsweise persönlich, per Mail, über Social Media, via Flyer, Plakate und so weiter. Denn gut vorbereitet lassen sich nun die geplanten Events veranstalten.